Immobilier d'entreprise : le guide complet

Le coworking

Partager son espace de travail a de nombreux avantages :
• cela permet d'éviter l'isolement ;
• d'accéder à un réseau professionnel plus large et animé ;
• d'éliminer les distractions du travail à domicile quand c'est nécessaire ;
• d'apporter une réduction significative des coûts liés à l'immobilier (charges diverses, coûts cachés…).
Et quand on parle de partage d'espace de travail, on pense à toutes les formes si variées qu'il peut revêtir : le trendy coworking, la colocation d'entreprises dans sa forme plus sensée et rationnelle, le ponctuel café-coworking, les bureaux partagés…

Quand on choisit de travailler dans un espace de coworking, c'est souvent principalement pour les deux premières raisons. S'installer dans un coworking favorise les interactions entre professionnels (parfois du même secteur d'activité si l'on choisit un coworking thématique) et c'est un atout majeur pour l'échange de savoirs et de compétences. Les coworkers apprécient également la convivialité de ce système, qui leur permet d'élargir leur réseau et de s'ouvrir à de nouvelles perspectives professionnelles. Selon le coworking pour lequel on opte, le fonctionnement est flexible, avec la possibilité de louer à la journée, à la demi-journée ou à l'année. On dispose de tout le mobilier et matériel nécessaire au travail : impression, bureaux et assises ergonomiques et même des équipements spécialisés pour certains espaces thématiques (table d'architecte par exemple). Enfin, coworking rime souvent avec déco hyper sympa, et ça, ça fait du bien de travailler dans du beau 🙂.

En résumé, à qui s'adresse le coworking ? Il est adapté aux entrepreneurs qui travaillent seuls ou en petite équipe, ainsi qu'aux petites et moyennes entreprises qui recherchent un cadre de travail stimulant et du services pour les équipes.

L'espace indépendant

L'espace indépendant est un espace de travail qui est entièrement dédié à une seule entreprise. Il est souvent choisi par les entreprises en développement car il permet d'adapter et d'anticiper la croissance.

Contrairement à d'autres types d'espaces de travail, l'espace indépendant offre une confidentialité totale, ce qui est idéal pour les entreprises qui souhaitent éviter la divulgation d'informations. Il permet également à l'entreprise d'y faire s'exprimer sans limite sa marque : déco, éléments de branding… Tout est possible. Il existe aujourd'hui des espaces indépendants offerts avec des contrats flexibles. L'immobilier désigne souvent cette combinaison par le terme “bureau opéré”, surtout lorsqu'elle est accompagnée de services.

Ce type d'espace s'adresse principalement aux entreprises avec une bonne assise financière, celles à fort développement financier et ou d'effectifs, ainsi que celles désirant une transition avant l'acquisition d'un autre bien peuvent trouver un espace indépendant adapté à leurs besoins.

Le bureau partagé

L'offre de bureaux flexibles ne se limite pas aux seuls espaces de coworking, mais peut prendre plusieurs formes : colocation d'entreprises, bureau partagé, bureau opéré, sous-location, centre d'affaires ou même coliving.

Le partage de bureau est une alternative de plus en plus populaire. Souvent, il consiste en un espace de travail partagé géré en commun. La formule est adaptée aux entreprises qui cherchent à économiser les frais de location et réduire le coût des ressources communes. Il peut également être utile pour les freelances et les petites entreprises qui cherchent à travailler dans un environnement favorisant les échanges avec d'autres professionnels.

Le bureau opéré

Le bureau opéré est un “concept” qui combine les avantages des espaces de travail partagés et ceux des locaux privés. Un bureau opéré est un espace géré par une société spécialisée dans la gestion de bureaux flexibles. Cette dernière porte très souvent le bail et “opère” l'espace comme un coworking : elle s'occupe de tout : de la gestion de la location, jusqu'à l'ameublement, en passant par la gestion des services associés. Le tout est proposé en prestation de services.

Les avantages du bureau opéré sont nombreux : flexibilité, simplification de la location de bureaux, gain de temps, diminution des coûts et confidentialité. C'est donc une solution immobilière qui s'adapte quasiment à l'infini aux besoins de l'entreprise, avec des options flexibles et la possibilité de bénéficier de services sur mesure.

Le bureau opéré est donc la solution qui convient à des entreprises de toutes tailles, start-ups, PME, et même grands comptes. Il est particulièrement adapté aux entreprises qui ont besoin de confidentialité, ainsi qu'aux entreprises qui souhaitent bénéficier d'une ambiance “coworking”, sans gestion du socle immobilier et tout en disposant d'un espace privatif.

Quel type de bureau choisir ?

Bureaux privatifs ou open space ?

Le choix entre un bureau privatif ou un poste en open space dépend de vos besoins et de votre mode de travail. Si vous recherchez le calme et la concentration, un bureau privatif est idéal. Si vous appréciez l'émulation et les échanges avec d'autres coworkers, l'open space est fait pour vous. De nombreux coworking proposent des solutions flexibles, vous permettant de combiner les deux selon vos besoins.

Coworking classique ou spécialisé ?

Outre les centres d'affaires et les pépinières d'entreprises traditionnels, de nouvelles formes de coworking émergent, comme les colivings ou les cafés coworking. Ces espaces proposent généralement des bureaux ouverts et/ou fermés, des espaces communs et de nombreux équipements et services.
De plus, pour répondre aux besoins spécifiques de certaines professions, des coworkings thématiques ont vu le jour. On y trouve des espaces dédiés aux "métiers digitaux" avec des connexions internet haut débit et des services adaptés, des lieux favorisant la créativité et l'inspiration, ou encore des coworkings pour des professions spécifiques comme l'artisanat.

La localisation

Le choix de la localisation de votre espace de coworking est un élément important à prendre en compte, car cela peut avoir un impact significatif sur votre activité et vos besoins.

Si vous êtes en train de lancer votre start-up, il est recommandé de choisir un coworking implanté au cœur d'un quartier d'affaires ou dans un secteur géographique à l'activité économique forte.
Si vous souhaitez travailler hors de chez vous quelques jours par semaine, il est préférable de privilégier les coworkings situés près de votre domicile, à quelques minutes à pied ou à vélo.
Si vous voulez rencontrer facilement d'autres travailleurs indépendants et étendre votre réseau, privilégiez un coworking dans un secteur diversifié et animé. Cela vous donnera l'occasion de rencontrer des personnes de différents milieux et secteurs d'activité, ce qui peut être très bénéfique pour votre entreprise.

L'équipement et les services

Les espaces de coworking proposent des équipements et services inclus dans leur tarif pour vous permettre de travailler dans des conditions idéales.

Les services basiques incluent du mobilier de bureau moderne, du matériel de bureautique, des casiers sécurisés, un accès internet illimité, des espaces communs et un service de ménage quotidien.

Certains espaces offrent également des équipements haut de gamme tels qu'un accès sécurisé 24h/24, un service de conciergerie, des phone-box isolées, des espaces d'accueil, un espace café, un service de restauration, une salle de sport, des services de bien-être, des équipements de loisir, un espace extérieur, ainsi que des événements professionnels et des rencontres pour rencontrer d'autres travailleurs indépendants.

Le budget

Après avoir identifié vos besoins, il est important de prendre en compte votre budget lors de la recherche d'un espace de coworking.

Les tarifs des coworkings varient en fonction de leur emplacement, de la qualité de leurs équipements et des services proposés. Les formules d'abonnement sont variées, allant de la journée à l'année. Vous pouvez choisir une formule adaptée à votre rythme de travail en coworking. Il est également important de prendre en compte les options et les coûts cachés, tels que l'accès à une salle de réunion ou au parking, qui peuvent être payants dans certains coworkings.

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L'ambiance

L'ambiance est un élément clé à considérer lors de la recherche d'un espace de coworking. Chaque espace a son propre caractère et son atmosphère.

Certains offrent un environnement de travail calme, où chacun travaille dans son coin et les espaces communs permettent de se reposer facilement. Cependant, cette ambiance studieuse peut ne pas convenir à tout le monde. D'autres préfèrent des coworkings plus décontractés, avec des open space bruyants et des activités de loisirs. Pour choisir le coworking adapté à votre personnalité et à vos habitudes de travail, il est recommandé de tester l'espace avant de s'y installer, une journée d'essai est généralement suffisante et souvent gratuite.

Le bail dérogatoire ou contrat précaire

Le bail dérogatoire, également appelé contrat précaire, est un contrat de location de courte durée dédiés aux locaux commerciaux. Il a été introduit par la loi Pinel en 2014 et permet de déroger aux règles normalement applicables aux baux commerciaux classiques, offrant ainsi une plus grande flexibilité aux loueurs et locataires professionnels.

La principale caractéristique du bail dérogatoire est sa durée limitée à 36 mois maximum, renouvellements compris. Il est considéré comme moins protecteur pour le locataire car il ne bénéficie pas du droit au renouvellement au-delà de cette durée. Cependant, il est avantageux pour les petites et les jeunes structures qui ne disposent pas de la trésorerie suffisante pour assumer un bail commercial classique l’engageant sur 3/6/9 ans. Il permet également aux loueurs institutionnels de ne pas laisser leurs espaces totalement vides lorsqu’ils prévoient des réaménagements ou des travaux.

Il n'y a pas de formalisme spécifique exigé pour le bail dérogatoire, mais la clause de sortie doit être correctement formalisée dans le contrat. Il est également possible d'insérer une clause de résiliation anticipée dans le contrat pour permettre aux parties de sortir du bail avant son terme.

En résumé, le bail dérogatoire est une alternative intéressante pour les entreprises ayant peu de visibilité et/ou une trésorerie insuffisante pour assumer un bail commercial classique.

Le bail commercial ou bail 3/6/9

Le bail commercial est un contrat de location utilisé dans le domaine de l'immobilier professionnel pour les activités commerciales, industrielles ou artisanales. Il doit être conclu pour une durée minimale de 9 ans, avec la possibilité pour le locataire de quitter le local à la fin de chaque période triennale. Le montant du loyer peut être révisé à l'issue de chaque période triennale, mais cette augmentation est plafonnée. Le bail commercial offre des protections au locataire, notamment le plafonnement du loyer, le droit au renouvellement du bail et une résiliation encadrée par la loi.

Le bailleur a plusieurs obligations, telles que l'information sur les risques naturels et technologiques, la mise à disposition du bien et sa maintenance, ainsi que la garantie de jouissance paisible et de sécurité. Le locataire doit payer le loyer dans les délais et utiliser raisonnablement le bien loué, tout en respectant la destination stipulée dans le bail. Bien que le bail commercial ne soit pas soumis à un formalisme particulier, sa conclusion par écrit est recommandée pour prouver son existence et apporter une sécurité juridique.

Le contrat de prestation de service

Le contrat de prestation de services est de plus en plus utilisé par les professionnels en raison de la flexibilité qu'il offre. Il s'agit d'un contrat par lequel une personne, appelée "Prestataire", s'engage à exécuter une prestation déterminée pour une autre personne, appelée "Bénéficiaire" ou "Client", contre rémunération. Les services offerts par le Prestataire sont variés et peuvent inclure des moyens matériels ou humains, tels que la fourniture d'un travail déterminé, un conseil, la construction d'un site internet ou le nettoyage et l'entretien d'un immeuble.

Pour une entreprise, l'avantage du contrat de prestation de services qui régirait son immobilier réside dans le fait qu'il a une amplitude plus large qu'un contrat de location classique. En effet, la mise à disposition d'un espace de travail peut être associée à une gamme de services supplémentaires et parfois optionnelles, ce qui permet une offre adaptée au plus juste du besoin de l'entreprise. La variété des services proposés permet aux CEO et à leurs salariés ou aux auto-entrepreneurs de déléguer les tâches chronophages et secondaires, telles que l'achat d'une photocopieuse ou du café, le changement de chaises pour les rendre ergonomiques ou encore l'installation d'un nouveau poste de travail pour l'arrivée d'un nouveau collaborateur.

Le contrat de prestation de services permet également un gain de temps considérable dans les démarches administratives, avec une seule facture et un seul interlocuteur. Enfin, il permet de dégager du temps dans la gestion du bureau pour en gagner dans la vie personnelle, en se déchargeant de tout ce qui prend du temps au quotidien, afin de se concentrer uniquement sur son travail.

En ce qui concerne le temps d'engagement pour ce type de contrat, il n'y a pas de durée minimale ou maximale fixée par la loi. Les parties peuvent convenir d'une durée d'engagement qui convient le mieux à leurs besoins et à leur situation. Cependant, il est courant que les contrats de prestation de services aient une durée plus courte que les contrats de location classiques.

Bail commercial et contrat de prestation de services : quel est le moins cher ?

Trouver le bon bureau pour son entreprise peut s'avérer être un véritable casse-tête. Entre les différents types de contrats de location, les tarifs variables en fonction des charges et taxes, ou encore de la localisation et de la surface, il est facile de se perdre.

C'est là qu'intervient notre comparateur de contrats ! Il permet de comparer le coût d'un bail commercial et celui d'un contrat de prestations de services afin de trouver celui qui correspond le mieux à votre budget. Grâce à cet outil, vous pouvez facilement comparer les tarifs et les services inclus dans chaque offre, et ainsi prendre une décision éclairée pour votre entreprise.

La domiciliation d'entreprise est une formalité obligatoire pour immatriculer une entreprise au Registre du commerce et des sociétés. Il s'agit de l'adresse administrative de la personne morale, qui doit être distinguée de l'adresse d'exercice de son activité. La domiciliation est régie par le décret n°85-1280 du 5 juillet 1985 et figure sur l'extrait Kbis de l'entreprise.

Le changement d'adresse du siège social est une modification des statuts de l'entreprise qui doit être déclarée au Centre de Formalités des Entreprises. L'adresse administrative détermine la nationalité, le régime fiscal et les lois applicables, ainsi que les tribunaux compétents en cas de litige. Elle permet également de recevoir le courrier et d'apparaître sur tous les documents officiels et commerciaux.

La domiciliation peut avoir une influence sur l'image professionnelle de l'entreprise, notamment si elle est établie à une adresse prestigieuse. Lors de la procédure de déclaration de la future société, il faut justifier de la jouissance d'un local, qui sera déclaré comme siège social. Le représentant légal de la structure juridique dispose alors de plusieurs options de domiciliation, notamment au domicile personnel du chef d'entreprise, dans un local commercial, dans une société de domiciliation, dans un centre d'affaires ou un espace de coworking, ou dans une pépinière d'entreprises. La domiciliation au domicile du dirigeant n'entraîne jamais le changement d'affectation des locaux ni l'application du statut des baux commerciaux. La domiciliation dans une société spécialisée permet de profiter d'un tarif particulièrement attractif et flexible. Le coût de ce service dépend des services proposés et de la localisation géographique des locaux.

La sous-location de bureau : ça existe ! Le propriétaire d'un bien immobilier – qu'il s'agisse d'un logement, d'un local commercial ou professionnel, peut décider de le louer. Signé par les deux parties, le contrat de location (le bail) encadre alors les relations entre le locataire et le propriétaire du bien (le bailleur). La sous-location est l'opération par laquelle une troisième partie (le sous-locataire) entre dans cette relation contractuelle. On signe alors un contrat de sous-location.

L'entreprise qui loue des locaux d'une grande superficie et qui n'en occupe pas la totalité, peut ainsi décider d'en sous-louer une partie avec l'accord de son propriétaire bailleur. C'est d'ailleurs une pratique courante et accessible, particulièrement dans les grandes villes.

En plus d'offrir une solution particulièrement flexible à des entreprises et entrepreneurs en recherche de location de bureaux, cela permet souvent de réaliser des économies non négligeables : le sous-locataire verse un loyer pour l'usage de la partie occupée et les charges sont partagées en proportion de l'usage de l'espace. Les mètres carrés non utilisés sont ainsi parfaitement rentabilisés.

La PropTech est un mouvement qui vise à transformer le marché de l'immobilier grâce aux nouvelles technologies, pour le rendre plus efficace, transparent et accessible. Cela peut inclure des solutions logicielles pour la gestion de biens immobiliers, la mise en place de plateformes en ligne pour la location ou la vente de biens, l'utilisation de la réalité virtuelle pour les visites de biens…

Globalement le marché de la PropTech se caractérise par l'entrée de nouveaux acteurs, proposant des solutions innovantes dans le secteur de l'immobilier.

Malheureusement, l'adoption de ces nouvelles technologies est encore relativement lente, en raison de la nature traditionnelle et fortement réglementée de l'industrie immobilière. Plusieurs facteurs sont en cause :

• • Le marché immobilier est traditionnel et à forte intensité capitalistique, ce qui le rend difficile à disrupter.
• • L'immobilier de bureaux est un secteur qui n'a jamais été porté par l'innovation, contrairement à d'autres secteurs tels que l'automobile ou la banque.
• • Le marché immobilier est caractérisé par une grande diversité d'acteurs et de business models, avec deux types de modèles économiques distincts : ceux basés sur des revenus unitaires, tels que les commercialisateurs, les agents immobiliers ou les promoteurs, qui n'ont pas développé la notion d'accompagnement à long terme et de suivi de clients, et ceux basés sur des revenus récurrents, tels que les syndics et les gestionnaires locatifs, qui sont souvent submergés par l'administratif et dont le cœur de métier repose essentiellement sur la comptabilité.

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